Bijeenkomst 14 oktober Westblaak 14, Rotterdam

266px-Den_Haag_stadhuis_april_2004Eerste vraagstuk
Ditmaal een vraagstuk vanuit de gemeente Den Haag: processen vastleggen of niet? En zo ja, door wie?
Het vraagstuk wordt ingebracht door Ilka Baranyó en Marco van der Kooij, Black Belts Lean gemeente Den Haag. Binnen het IDC wordt gewerkt met o.a. de methodiek Lean om processen te verbeteren. We zijn er van overtuigd dat het slagen van Lean (of überhaupt het vastleggen van processen) een stevige basis van ‘willen’ nodig heeft. In de ideale situatie willen de proceseigenaar en gebruikers verbeteren middels een methodiek als Lean en zien het nut en de noodzaak van het vastleggen van hun proces. De cultuur binnen onze organisatie is op dit moment niet zo dat dit als een vanzelfsprekendheid wordt gezien.

BPM-One
We hebben, binnen de gemeente Den Haag, afgesproken om de processen vast te leggen in het systeem BPM-One. Dit is een grafische weergave van het stroomschema van een proces waarbij je processen kan delen koppelen etc (uitgebreider dan MS Visio). Het systeem is wat complex maar er zitten ook een voordelen aan. Voor dit vraagstuk laten we het ‘willen’ en ‘het cultuur aspect’ achterwegen.

Het vraagstuk
Voor dit vraagstuk laten we het ‘willen’ en ‘het cultuur aspect’ achterwegen.
We willen graag met anderen sparren over twee vragen.

  1. Waarom zou je processen (willen) vastleggen?
  2. Als je processen wil vastleggen, door wie zou je dat laten doen?

Wij hinken hierbij op twee gedachtes:

  1. De proceseigenaren en/of gebruikers (van het proces) voeren zelf hun procesbeschrijvingen in het systeem in en houden dat ook bij. Anders zijn ze er niet meer van en raakt het eigenaarschap zoek. Wij zijn er voor advies en het bieden van handvatten om het systeem optimaal te benutten.
  2. Door een apart ‘bedrijfsbureau’, dat alle beschrijvingen invoert in het systeem. Immers, om een beetje goed gebruik te kunnen maken van het systeem heb je een (meerdaagse) training nodig en zo vaak gebruiken medewerkers het systeem niet. Dus ga je dan geld investeren in trainingen waarvan de kennis toch weer weg zakt? Als dat eigenaarschap er is dan moet het niet uitmaken wie het systeem vult en bij houdt.

Tweede vraagstuk betreft de zoektocht naar een ideale organisatieomvang.
Het tweede vraagstuk betreft een zoektocht naar een ideale omvang van een organisatie. Het vraagstuk is nog in ontwikkeling aangezien de organisatie zelf nog niet precies weet wat de koers en visie van de organisatie is. Kortom, hoe bepaal je een ideale omvang van een organisatie als de organisatie zelf nog zoekende is. Het vraagstuk wordt ingebracht door Frans Koemans.


Locatie is Westblaak 14 te Rotterdam, de bijeenkomst wordt gehost door HDI Gerling.
Inloop vanaf 18:30
Start om 19:30

Wil je deelnemen aan deze Tafel, meld je hier aan.

Reacties zijn gesloten.